Maintenir un vivier de candidats à jour : pourquoi c’est indispensable

Le vivier candidats : la meilleure base de sourcing pour le recrutement 

 

Les occasions sont nombreuses d'identifier, d'échanger ou même de rencontrer de potentiels futurs candidats. Cependant, une rencontre ne correspondra peut-être pas toujours avec un besoin à l’instant T. Alors, pour ne pas risquer de perdre un profil intéressant, et du temps pour retrouver un aussi bon profil à l’avenir, créer une base de sourcing recrutement (un vivier de candidats) peut être un excellent moyen de vous faire gagner un temps précieux et d’anticiper vos futurs besoins de recrutement.

Comment mettre en place un vivier de candidats efficace et comment le maintenir à jour ? Eléments de réponse dans cet article.

 

Un vivier de candidats : une base de contacts pré-qualifiés

 

Toutes les occasions sont bonnes pour rencontrer un potentiel futur candidat, reste à savoir comment l’identifier et le qualifier pour ne pas perdre de précieuses informations.

 

Qu’est-ce qu’une base de sourcing recrutement ?

Une base de sourcing recrutement, encore appelé vivier de candidats, est une base de données reprenant l’ensemble des profils repérés comme étant potentiellement intéressants pour l’entreprise. Les candidats peuvent venir de sources très différentes :

  • Salons
  • Candidats non retenus sur un précédent poste mais dont le profil est intéressant
  • CVthèque en ligne
  • Candidatures spontanées
  • Recommandations
  • Collaborateurs souhaitant une mobilité interne

Quels outils pour une base de sourcing recrutement efficace ?

Des critères de tris pertinents

Pour être efficace, un vivier de candidats doit répondre à certains critères comme la possibilité de faire facilement des tris dans les profils. Pour cela, il est indispensable de mettre en place des critères de tri de candidatures comme :

  • le diplôme,
  • le dernier poste occupé, 
  • les compétences mises en avant dans le CV, 
  • le niveau d’études, 
  • le type de contrat souhaité, 
  • la zone géographique, 
  • un mot clé, 
  • la date à laquelle le profil a été intégré dans la base (un profil collecté un an plus tôt sera déjà un peu obsolète)

 

 

Certains outils comme Excel ou Google Sheet peuvent vous permettre de mettre en place ce type de base de sourcing recrutement, mais ils auront rapidement des limites en cas de volumes importants de profils référencés ou de nombre élevé de postes à pourvoir. Dans ce deuxième cas, le recours à un logiciel de recrutement type ATS pourra simplifier la tâche d’actualisation et de tri. 

Chez TalentView, nous mettons en place des outils simples et très efficaces pour optimiser la pré-qualification des candidatures et nous vous accompagnons pour définir avec vous quels sont les critères de tri les plus pertinents pour votre activité.

Par exemple, dans notre ATS, il est possible de récupérer des candidatures dans les campagnes pour les ranger dans les différentes catégories de viviers.

De même, sur chaque candidature des critères d'évaluation peuvent être mis en place : lorsque la campagne est créée, il est alors très simple de choisir quels seront les critères d'évaluation des candidats. Au manager d’évaluer ensuite chacun de ces critères (à l'aide des étoiles) sur la fiche de candidature. 

 

Des critères d’actualisation des données

Outre le tri des profils, leur actualisation est un autre élément incontournable à prendre en compte lors de la création d’une base de sourcing recrutement. En effet, pour qu’elle soit efficace une base doit être actualisée en permanence. Ainsi, actualiser un fichier Excel peut vite devenir laborieux si votre base est importante et les changements nombreux.

Chez TalentView, nous avons développé un outil permettant de simplifier grandement cette étape d’actualisation en insérant des tags, commentaires et notes par exemple. Il est donc possible, à tout moment, de mentionner les modifications apportées à une fiche candidat en commentaire, de changer la note attribuée à un profil, ou encore de lui attribuer un nouveau tag. 

 


Les avantages d’un outil de sourcing recrutement structuré et actualisé

Un vivier de candidats bien qualifié et actualisé demande du temps mais vous en fera gagner aussi beaucoup dans la pré-sélection et la fiabilité des profils identifiés.

Un gain de temps dans les recrutements

L’intérêt premier d’une base de sourcing recrutement est sans conteste le temps que cela peut vous faire gagner dans vos recrutements. Certes, la constitution de votre base vous aura demandé beaucoup d’efforts, mais une fois celle-ci opérationnelle, il vous suffira d’utiliser les filtres pour obtenir une première sélection de profils que vous aurez déjà pré-qualifiés, commentés, et à qui vous aurez peut-être déjà fait passer des entretiens. Vous n’aurez pas à repasser par l’étape fastidieuse du premier tri des candidatures.

Cette méthode peut vous faire gagner un temps très précieux lors d’un besoin urgent de recrutement en nombre, par exemple lors de l’ouverture d’un restaurant ou d’un magasin.

Une meilleure fiabilité des profils

Le deuxième intérêt non négligeable d’une base de sourcing recrutement réside dans la fiabilité des profils identifiés. En effet, ce sont des candidats que vous avez déjà étudiés, sur lesquels vous avez déjà recherché des informations précises. Ces données sont saisies et actualisées dans votre base et donc exploitables sans risques d’erreur.


https://www.youtube.com/watch?v=dY3J0LdZYqo

Comment maintenir sa base de sourcing recrutement à jour ?

 

La constitution d’une base de sourcing pour le recrutement est un travail fastidieux et minutieux, aussi, lorsque cette base est constituée, il est essentiel de la faire vivre et de la mettre à jour régulièrement afin d’éviter de devoir repartir de zéro quelques mois seulement après l’avoir créée. Pour cela, pas de secret : il faut de la rigueur.

 

La partager avec toutes les personnes impliquées dans les recrutements

 

Il est capital que la base de candidats soit partagée avec toutes les personnes ayant une action sur le recrutement. En effet, peut-être que l’un de vos collègues aura échangé avec un candidat pour un poste et aura collecté des informations importantes qui pourront vous être utiles, à vous ou à l’équipe, pour un prochain recrutement.

 

Veiller aux modifications d’informations sur les candidats

 

Qu’il s’agisse d’un changement de poste, d’un changement d’adresse, d’une nouvelle formation, toutes les informations que vous pourrez glaner sur les profils faisant partie de votre vivier sont intéressantes à prendre en compte.

Elles pourront avoir un impact sur le poste que vous pourrez proposer à chaque candidat. Ainsi, lors de vos rencontres sur des salons, de vos recherches sur des CVthèques en ligne ou en prospectant sur internet, ne faites pas l’impasse sur ces changements que vous pouvez intégrer immédiatement dans votre base. Il n’y a que comme cela que votre base sera efficace.

 

Et la RGPD dans tout cela ?

 

Précision importante quant à la conservation et l’utilisation des données collectées : depuis la loi sur la RGPD de 2019, les recruteurs sont dans l’obligation d’informer les candidats qu’ils figurent dans un vivier et d’obtenir leur autorisation. De même, l’employeur doit informer les instances du personnel avant de mettre en place ce type d’outil d’aide au recrutement.

Avec TalentView, lorsqu’un candidat postule, nous lui demandons d'accepter les CGUs dans lesquelles la question de la gestion des données est renseignée. Dans le cas d'un import de contact ou d’invitation, un mail est envoyé au candidat pour lui demander d'accepter les CGUs ou, le cas échéant, de supprimer ses données.

Dix-huit mois après être entré dans nos bases, chaque candidat reçoit un mail pour confirmer son souhait de rester dans la base, ou d’en être supprimé. Toutes les mesures sont ainsi prises pour respecter la loi RGPD.

 

 


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