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Les occasions sont nombreuses grâces auxquelles il est possible d’identifier, d’échanger ou même de rencontrer de potentiels futurs candidats. Cependant, une rencontre ne correspondra peut-être pas toujours avec un besoin à un instant donné. L’enjeu est de ne pas risquer de perdre un profil intéressant. Pour éviter cela, vous pouvez créer une base de sourcing recrutement (un vivier de candidat). Vous gagnerez un temps précieux et d’anticiper vos futurs besoins de recrutement.
Comment mettre en place un vivier de candidat efficace et comment le maintenir à jour ? Éléments de réponse dans cet article !
Toutes les occasions sont bonnes pour rencontrer un potentiel futur candidat. Reste à savoir comment l’identifier et le qualifier pour ne pas perdre de précieuses informations.
Toutes les occasions sont bonnes pour rencontrer un potentiel futur candidat, reste à savoir comment l’identifier et le qualifier pour ne pas perdre de précieuses informations.
Pour être efficace, un vivier de candidats doit répondre à certains critères comme la possibilité de faire facilement des tris dans les profils. Pour cela, il est indispensable de mettre en place des critères de tri de candidatures comme :
le diplôme,
le dernier poste occupé,
les compétences mises en avant dans le CV,
le niveau d’études,
le type de contrat souhaité,
la zone géographique,
un mot clé,
Certains outils comme Excel ou Google Sheet vous permettent de mettre en place ce type de base de sourcing recrutement. Cependant, ils auront rapidement des limites en cas de volumes importants de profils référencés ou de nombre élevé de postes à pourvoir. Dans ce deuxième cas, le recours à un logiciel de recrutement type ATS pourra simplifier la tâche d’actualisation et de tri.
Chez TalentView, nous mettons en place des outils simples et très efficaces pour optimiser la préqualification des candidatures et nous vous accompagnons pour définir avec vous quels sont les critères de tri les plus pertinents pour votre activité. Avec TalentView, il est possible de récupérer des candidatures dans les campagnes pour les ranger dans les différentes catégories de viviers. De même, sur chaque candidature, des critères d’évaluation peuvent être mis en place : lorsque la campagne est créée, il est alors très simple de choisir quels seront les critères d’évaluation des candidats. Ensuite, il appartient au manager d’évaluer ensuite chacun de ces critères (à l’aide des étoiles) sur la fiche de candidature.
Outre le tri des profils, leur actualisation est une autre étape incontournable. En effet, pour qu’elle soit efficace, une base doit être actualisée en permanence. Ainsi, actualiser un fichier Excel peut vite devenir laborieux si votre base est importante et les changements nombreux. Chez TalentView, nous avons développé un outil permettant de simplifier grandement cette étape d’actualisation en insérant des tags, commentaires et notes par exemple.
Un vivier de candidats bien qualifié et actualisé demande du temps. Mais vous gagnerez aussi beaucoup dans la présélection et la fiabilité des profils identifiés.
L’intérêt premier d’une base de sourcing recrutement est sans conteste le temps que cela peut vous faire gagner dans vos recrutements. La constitution de votre base vous aura demandé beaucoup d’efforts. Une fois celle-ci opérationnelle, alors il vous suffira d’utiliser les filtres pour obtenir une première sélection de profils que vous aurez déjà pré-qualifiés, commentés, et à qui vous aurez peut-être déjà fait passer des entretiens. Vous n’aurez pas à repasser par l’étape fastidieuse du premier tri des candidatures. Cette méthode peut vous faire gagner un temps très précieux lors d’un besoin urgent de recrutement en nombre, par exemple lors de l’ouverture d’un restaurant ou d’un magasin.
Le deuxième intérêt non négligeable d’une base de sourcing recrutement réside dans la fiabilité des profils identifiés. En effet, les candidats étudiés sont ceux sur lesquels vous avez déjà recherché des informations précises et qui représenteraient des candidats qualifiés. Ces données sont saisies et actualisées dans votre base et donc exploitables sans risques d’erreur.
La constitution d’une base de sourcing pour le recrutement est un travail fastidieux et minutieux. Il est essentiel de la faire vivre et de la mettre à jour régulièrement afin d’éviter de devoir repartir de zéro quelques mois seulement après l’avoir créée. Pour cela, pas de secret : il faut de la rigueur.
Il est capital que la base de candidats soit partagée avec toutes les personnes ayant une action sur le recrutement. En effet, peut-être que l’un de vos collègues aura échangé avec un candidat pour un poste et aura collecté des informations importantes qui pourront être utiles.
Qu’il s’agisse d’un changement de poste, d’un changement d’adresse, d’une nouvelle formation, toutes les informations que vous pourrez glaner sur les profils faisant partie de votre vivier sont intéressantes à prendre en compte. En effer, elles pourront avoir un impact sur le poste que vous pourrez proposer à chaque candidat. Ainsi, lors de vos rencontres sur des salons, de vos recherches sur des CVthèques en ligne ou en prospectant sur internet, ne faites pas l’impasse sur ces changements que vous pouvez intégrer immédiatement dans votre base. Il n’y a que comme cela que votre base sera efficace.
Précision importante quant à la conservation et l’utilisation des données collectées : depuis la loi sur la RGPD de 2019, les recruteurs sont dans l’obligation d’informer les candidats qu’ils figurent dans un vivier et d’obtenir leur autorisation. De même, l’employeur doit informer les instances du personnel avant de mettre en place ce type d’outil d’aide au recrutement. Avec TalentView, lorsqu’un candidat postule, nous lui demandons d’accepter les CGUs dans lesquelles la question de la gestion des données est renseignée. Dans le cas d’un import de contact ou d’invitation, un mail est envoyé au candidat pour lui demander d’accepter les CGUs ou, le cas échéant, de supprimer ses données. Dix-huit mois après être entré dans nos bases, chaque candidat reçoit un mail pour confirmer son souhait de rester dans la base, ou d’en être supprimé.
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