Les 10 KPI du recrutement à connaître !

KPI du recrutement

Vous souhaitez améliorer vos recrutements mais vous ne savez pas quels sont les points à travailler ? Vous n’arrivez pas à analyser les différentes étapes de vos recrutements ? Les KPI, (key performance indicators, ou ICP en français), sont faits pour vous permettre de mieux piloter et de mesurer l’efficacité de vos décisions organisationnelles. Appliqués au recrutement, ils ont pour objectifs d’améliorer la visibilité et de fiabiliser votre pilotage stratégique ! Découvrez les 10 KPI du recrutement à connaître !

La digitalisation a chamboulé le monde du recrutement. À chaque étape du processus de recrutement, les interactions entre le candidat et le recruteur sont stockées sous forme de données statistiques. Les analyser permet de mieux appréhender son recrutement grâce à une meilleure compréhension de ce dernier. C’est pour ces raisons que passer en mode “data driven recruiting” est essentiel !

Qu’est-ce qu’une stratégie de recrutement “data driven” ?

Data-driven recruiting is when you use tangible facts and stats to inform your hiring decisions, from selecting candidates to creating hiring plans. Recruiting teams that use data are more likely to be efficient, reduce costs and improve their hiring - resources.workable.com

Pour faire simple, c’est une manière d’utiliser les nouvelles technologies et les données chiffrées (statistiques) qu’elles nous fournissent afin d’optimiser le processus de recrutement. L’utilisation de ces données permet de mieux comprendre son processus et ainsi d’identifier et d’agir en priorité sur les goulots d’étranglement de ce dernier.

Pour cela, encore faut-il savoir vers quelles données se tourner et savoir comment les interpréter. Les KPI sont nombreux et cela peut être facile de s’y perdre. C’est pour cela que nous avons décidé de vous présenter les 10 KPI de recrutement à connaître absolument.

Votre besoin en matière de recrutement :

La première étape est de connaître votre besoin en matière de recrutement. Pour cela, vous pouvez utiliser deux KPI afin de mieux comprendre ce besoin.

  1. Le besoin en recrutement : Il s’agit en réalité de votre plan de recrutement. Cet indicateur, qui peut sembler évident, vous permettra d’établir un objectif commun à tous vos managers sur une certaine période (généralement 1 an). Il s’agit d’une première étape déterminante pour toutes les autres. Elle vous permet de savoir combien de recrutements vous aurez à réaliser sur une certaines période. Cela vous permettra de prévoir et d’ajuster de manière cohérente les ressources à mettre en face de vos objectifs.

  2.  Le tunnel candidat : pour savoir quelle est l’étape de candidature où vous perdez le plus de candidats, vous pouvez utiliser cet outil. Il vous permettra de visualiser les données des différentes étapes de la candidature. Pour être plus concret : vous pourrez visualiser le nombre de personnes qui voient votre annonce, puis le nombre de personnes qui candidatent, mais aussi le nombre de personnes qui répondent aux questionnaires de pré-sélection. Enfin, vous pourrez voir le nombre de personnes qui enregistre une vidéo de présentation. Grâce à cette visualisation, vous identifirez immédiatement quelle est l’étape du process à améliorer pour faire décoller votre taux de conversion de candidats.

Si vous avez beaucoup de candidats qui postulent mais peu de candidat qui vont jusqu’au questionnaire de pré-sélection, cela signifie que c’est une étape à améliorer. En somme vous pourrez savoir quelle étape est le “bottleneck” de votre processus de candidature. Le but étant là encore d’améliorer continuellement votre processus et donc de mieux recruter.

Cet indicateur, encore peu connu/utilisé est pourtant essentiel. Pour que cela soit plus parlant, voici une explication de ce qu’est le tunnel candidat, le tout, en image :

Tunnel de candidature

Coût des recrutements :

La seconde étape va concerner le coût de recrutement. Il vous est utile de savoir le coût du processus afin de savoir quel budget prévoir et pour vous permettre de l’ajuster. Il ne faut pas oublier que ce coût comprendra les coûts internes (personnes en charge du recrutement…) et les coûts externes (matériel…)

Il y a donc 2 KPI que vous pourrez prendre en compte :

3.  Coût total du recrutement (coût de l’entièreté du processus)

4. Coût par recrutement (coût moyen d’un recrutement)

Vous pouvez choisir un seul des deux, cela peut être suffisant. Concernant les résultats, vous pouvez les interpréter ainsi :

  • Un coût trop élevé peut être le signe d’une mauvaise gestion. Cela peut aussi vous indiquer qu’il faut changer de manière de procéder voire même de déléguer son recrutement.
  • Un coût plutôt faible peut être un bon signe. Attention, il faut prendre en compte le ROI de l’entièreté du processus pour pouvoir arriver à cette conclusion.

Si le ROI n’est pas satisfaisant, cela peut aussi signifier qu’il y a un manque d’investissement dans le recrutement. Il faudrait donc mettre plus de moyens (financier et/ou matériel) afin d’améliorer ce résultat. Attention également, le ROI peut être insuffisant pour d’autres raisons. Il vous faudra donc effectuer des tests pour savoir si c’est bien cette partie du processus qui pose problème.

Pour votre information, sachez qu’un recrutement coûte en moyenne entre 5000 et 8000 euros en France selon l’école du recrutement. Si vous obtenez un coût largement supérieur, cela dénote d’un problème au sein de ce processus. De même si vous êtes largement en dessous : même si cela peut sembler bien, il peut également s’agir d’un problème (manque d’investissement). Cette moyenne associée à votre indicateur doit vous permettre de vous situer.

Dans ce coût, n’oubliez pas que vous devez prendre en compte le budget alloué à chaque jobboard payant. Cet élément, est au cœur du ROI. Considérer comme une dépense externe, les jobboards sont reconnus pour être déterminant pour le recrutement. Cependant, c’est un coût que vous devez réfléchir. En étudiant l’efficacité de chaque jobboards (nous en parlons juste en dessous dans la catégorie “source des candidatures et des recrutements), vous saurez lequel vous sera le plus bénéfique. C’est ensuite à vous de définir votre budget en fonction de vos moyens et de vos attentes. C’est un élément précieux à prendre en compte.


Pour votre information, sachez que le prix de la diffusion d’une annonce sur un jobboard varie entre 500 et 800€ (hors package et hors coût ATS). (Source
)

Délai de recrutement :

5. Délai du processus de candidature (temps moyen de la phase candidature)

6. Temps d’embauche moyen (temps moyen entre la fin de la candidature et le moment de l’embauche)

Ces deux KPI vous permettront de vous rendre compte du délai d’un recrutement et donc d’ajuster vos campagnes. En effet, si votre recrutement est très long vous aurez besoin de réduire cette durée afin de ne pas perdre de potentiels candidats mais aussi pour ne pas perdre de l’argent. Un processus long impliquera une somme d’argent plus importante et démotivera sûrement le candidat (qui tentera de postuler ailleurs et/ou qui ne donnera pas suite). Au contraire, un recrutement rapide peut-être le signe d’un processus efficace. Attention tout de même à s’assurer que le turnover est faible sinon cela peut signifier que le recrutement n’est pas assez personnalisé. Il y aurait donc un problème d’adéquation entre l’offre et le poste véritable. Cela peut également être le signe d’un problème au sein de votre entreprise (peut-être cela représente une inadéquation entre la marque employeur renvoyée et la réalité vécue par les nouveaux collaborateurs)

 

Pour réussir à vous situer, la moyenne d’un processus de recrutement est de 32 jours (Source). Cependant, elle est assez biaisée car elle dénote de nombreuses disparités selon les entreprises. Un tiers des entreprises proposent des processus de recrutement d’une durée moyenne de 5 semaines. Cela peut être beaucoup plus, mais si vous souhaitez améliorer votre processus, mieux vaut éviter de dépasser 5 semaines.

 

Vous pouvez utiliser uniquement un seul des deux indicateurs. Cependant, si vous souhaitez approfondir votre analyse, vous devriez prendre en compte chaque partie (la candidature seule et l’embauche seule), cela vous permettra de savoir quelle est l’étape qui ralentit votre recrutement.

7. Temps de recrutement par ville

Cet outil, comme son nom l’indique vous permet de savoir quel est le temps de recrutement selon la ville. Cela vous donne ensuite l’opportunité de comparer les résultats et donc les villes entre elles. Il vous sera donc possible de mieux préparer vos futurs recrutements en fonction de cette variable (qui est très influente).

Par exemple, si une ville a un temps de recrutement très long alors vous savez que c’est dans cette ville qu’il faudra faire changer les choses. Peut-être pouvez-vous proposer une offre davantage attractive ? Ou peut-être que la rédaction de vos annonces pour cette ville n’est pas optimisée.

photostock talentview

Efficacité de vos annonces par canal de diffusion :

8. Source des candidatures :

Pour vérifier l’efficacité de vos annonces et donc réajuster votre recrutement, la source de candidature sera l’indicateur idéal ! Il vous permettra de savoir depuis quel canal de diffusions vos candidats postulent. Il vous sera, dès lors, plus aisé de choisir quel canal de diffusion favoriser. Le but final ? Améliorer votre rendement en sachant investir pour avoir le maximum de candidatures.

9. Source des recrutements :

Ce KPI est similaire à celui énoncé au-dessus. La nuance réside dans la formulation. Ce KPI vous permettra de savoir quel est le canal de diffusion qui abouti le plus souvent à des recrutements. Sachant cela, vous saurez quel est le canal le plus efficace pour recruter.

Si vous associez les deux KPI ci-dessus cités, vous pourrez avoir une meilleure vision de vos canaux de diffusion. Savoir d’où viennent vos candidats et d’où se font vos recrutements vous permettra d’ajuster votre processus en choisissant les canaux les plus rentables.


Attention
, si vous n’utiliser que le canal de candidature. Un candidat ne représente pas forcément une candidature pertinence. Ce n’est pas parce que vous avez beaucoup de candidatures que vous aurez beaucoup de recrutement. Associer les deux KPI vous permettra d’éviter ce problème. Vous pourrez donc constater quel canal est non seulement celui qui ramène le plus de candidatures mais aussi celui qui finit le plus en embauche. Ces deux KPI sont complémentaires.

ROI de vos recrutements :

10. Turnover

Le dernier KPI dont nous parlerons concerne le “après” recrutement. Pour calculer le retour sur investissement de vos recrutements, vous devez prendre en compte l’indicateur de Turnover. Il vous permettra de savoir si votre embauche a été rentable. Le turnover représente la proportion de renouvellement des salariés ****dans une entreprise chaque année. Un taux de turnover de 0% signifie qu’aucun salarié n’est arrivé ou parti de l’entreprise au cours de la dernière année. Un taux de 100% signifie que l’intégralité des postes d’une entreprise a été renouvelée.

En règle général, un turnover faible représentera un bon climat social, tandis qu’un taux élevé pourrait être signe du contraire. Cependant, un taux à 0, pourra alerter sur le manque de dynamisme d’une entreprise. En somme, c’est un indicateur à manier avec précaution.

 

Comment savoir si ce dernier est inquiétant ?

S’il se situe dans un des deux extrêmes, vous pouvez vous questionner. Trop faible, inquiétez vous de savoir si vous êtes une entreprise dynamique. Recrutez-vous actuellement ? Les postes ont-ils été pourvus récemment ? Un taux trop élevé ? Il s’agit peut être du climat social de votre entreprise. Essayez d’en discuter avec vos collaborateurs afin d’obtenir leurs ressentis

Les 10 KPI présentés sont des éléments incontournables pour tout RH souhaitant mesurer l’efficacité de son processus de recrutement. Il en existe d’autres qui pourront venir compléter la liste. Il faut également préciser que les informations données ci-dessus sont explicitées de manière générale. Il ne faut pas oublier que chaque recrutement possède ses spécificités et ainsi il vous faudra adapter votre analyse en conséquence. Le motif de recrutement et la vacance de poste sont également des éléments à prendre en compte afin d’analyser votre recrutement et le coût de celui-ci.

De plus, si vous vous sentez toujours un peu perdus face à ces 10 indicateurs, téléchargez notre fiche récapitulative. Elle vous permettra de garder l’essentiel à portée de main. Et si vous souhaitez, n’hésitez pas à contacter notre équipe qui sera ravie de vous présenter son outil statistique à destination des recruteurs !

Fiche récapitulative

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