Qu'est-ce qu'un onboarding réussi ?

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L’intégration est au cœur des ressources humaines. Le processus d’onboarding est donc une étape majeure de l’expérience collaborateur.

D’après une étude Glassdoor, une bonne intégration peut même augmenter la productivité d’une entreprise de 70 % ! Il est donc nécessaire d’y apporter une attention particulière si vous souhaitez développer un sentiment d’appartenance au sein de votre société et réussir l’accueil de vos nouveaux salariés. 

Définition de l'onboarding

« Onboarding » en français peut être traduit par « parcours d’intégration ». C’est donc un anglicisme utilisé pour désigner le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise. Le but est d’accueillir les nouveaux venus au mieux, au sein de la firme et de leur équipe, afin qu’ils se sentent à l’aise dans leur travail et avec leurs collègues.

Depuis plusieurs années, une attention particulière est portée à l’intégration des nouveaux salariés, car cela a de multiples conséquences sur l’entreprise et ses employés. Pour une intégration RH réussie, le processus d’onboarding doit toutefois s’étaler sur plusieurs semaines et débuter bien avant l’arrivée du nouveau collaborateur. 

Quand organiser l'onboarding ?

L’objectif de l’onboarding est d’accueillir une nouvelle recrue de la meilleure des façons : au sein de l’entreprise, tout doit être en place pour lui permettre de travailler efficacement et sereinement, et ce, dès son premier jour. Pour cela, il est important de vous en soucier au plus tôt pour avoir le temps de mettre en place un vrai process d’onboarding.

Pour plus d’efficacité, l’onboarding de nouveaux collaborateurs doit être préparé avant le recrutement, puis adapté à chaque nouvelle arrivée. Il est donc indispensable de prévoir en amont un modèle type d’intégration RH (ou un plan d’onboarding) que vous n’aurez plus qu’à personnaliser en fonction de vos nouveaux talents.

Ainsi, l’onboarding ne commence pas à l’arrivée du salarié, mais dès que la candidature a été validée. On peut parler de « pré-onboarding » pour la période entre la signature du contrat et l’arrivée effective de ce dernier (que ce soit en physique ou à distance). Ce pré-onboarding consiste principalement à s’occuper de la partie administrative et logistique d’une nouvelle arrivée :

  • configuration de la boîte mail et du poste de travail ;
  • commande du pass d’accessibilité au bâtiment ;
  • demande d’adhésion à la mutuelle ;
  • mise en place des accès aux différents logiciels…


Sans ces étapes, la
période d’intégration d’un nouveau collaborateur sera complexifiée et épineuse. N’oubliez pas non plus de fournir au nouvel arrivant, au moins quelques semaines à l’avance, tous les éléments d’information importants et les documents à signer :

  • Une semaine avant sa prise de poste, envoyez-lui le planning complet de son premier jour. 
  • Rappelez à l’équipe la date d’arrivée du nouveau collègue afin qu’elle ait le temps de préparer quelque chose si elle le souhaite.
  • La veille, n’hésitez pas à envoyer un petit rappel, autant au nouveau collaborateur qu’à sa future équipe.

Pour résumer, l’onboarding d’un salarié s’organise avant sa prise de poste afin de lui assurer une arrivée optimale. Vous devez prévoir bien en amont les étapes administratives et le suivi de son intégration. Pour cela, vous pouvez réaliser un modèle type ou encore une check-list des éléments administratifs redondants. 

Pourquoi est-il important d'onboarder les nouveaux collaborateurs ?

1 cadre sur 3 démissionne à cause d’une mauvaise intégration.

Source : ParlonsRH

Bien intégrer les nouveaux arrivants à travers un processus d’onboarding efficace et adapté à l’entreprise est une mission primordiale, et ce, pour plusieurs raisons : 

  • Booster la marque employeur en interne ET en externe : vous vous assurez du bien-être des employés et de la fidélisation des collaborateurs, ce qui aura pour conséquence la recommandation de votre entreprise par vos salariés, et donc des recrutements facilités. En somme, vous développez un sentiment d’appartenance au sein de vos équipes, ce qui est bénéfique pour l’image de votre entreprise.
  • Faciliter l’intégration des nouveaux salariés : vous évitez l’isolement et le mal-être du nouvel arrivant. Selon une étude de Brandon Hall Group, 82 % des employés ayant été bien intégrés restent dans leur entreprise. C’est donc une bonne manière de conserver vos talents et d’échapper à une fuite des cerveaux.
  • Faire une bonne première impression : c’est déterminant sur l’avis que le salarié va se faire de l’entreprise. Ne pas onboarder peut être pris comme un manque crucial de considération. Or, selon un rapport de BambooHR, les nouveaux employés ayant une bonne expérience d’intégration sont 18 fois plus engagés envers leur employeur.

Comment mettre en place un processus d'onboarding complet et efficace ?

Pour que votre onboarding soit complet et efficace, il est important d’établir un planning de référence qui reprend l’ensemble des tâches à réaliser et qui pourra ensuite être ajusté selon l’onboarding prévu. Il peut également varier en fonction du poste à pourvoir : le parcours d’intégration d’un nouveau cadre diverge de celui d’un stagiaire. Ainsi, n’oubliez pas que chaque onboarding doit être personnalisé et adapté à votre nouvelle recrue.

→  L’onboarding n’a pas vraiment de durée moyenne, cela varie selon les entreprises et le poste.

Par ailleurs, il est important de mettre en place une organisation collaborative en sollicitant toutes les parties prenantes : les managers, les membres de l’équipe et les différents services de l’entreprise.

Avec le télétravail et le développement des métiers en full remote, de plus en plus de process d’intégration se déroulent à distance. Dans ce cas, il est tout aussi important de préserver la même qualité d’onboarding, car les risques sont les mêmes (départs, mauvaise utilisation des outils, erreurs sur les missions, etc.).

Faire un onboarding en présentiel

Pour réussir l’intégration de nouveaux talents en présentiel, voici 5 astuces à mettre en place :

  1. Impliquez toute votre équipe : la nouvelle recrue sera amenée à communiquer avec chaque membre du service, il est donc important d’établir un premier contact afin de briser la glace. La bonne entente entre collègues est un facteur d’épanouissement au travail essentiel. 

  2. Préparez un Welcome Pack complet à l’avance : en fournissant un kit et un livret d’accueil dès son arrivée, vous montrez que votre nouveau collaborateur était attendu, ce qui lui prouve votre considération. De plus, si vous vous y prenez trop tard, vous risquez de ne pas pouvoir faire face à de potentiels imprévus.

  3. Organisez un vrai suivi : tout au long de votre onboarding, vous devez vous assurer du bien-être de votre nouveau collaborateur. Cela peut être un moment assez stressant pour ce dernier, il est donc nécessaire qu’il puisse s’exprimer et poser des questions. Vous pouvez, notamment, organiser une réunion mensuelle où il pourra évoquer librement son ressenti général.

  4. Choisissez un parrain ou une marraine : de préférence quelqu’un qui ne travaille pas quotidiennement avec la nouvelle recrue. Il faut qu’elle puisse discuter avec une personne « extérieure » et neutre. Choisir un employé d’un autre service est une bonne option.

  5. Préparez une formation aux outils spécifiques à l’entreprise : que ce soit pour les outils digitaux ou autres, une formation sera sûrement nécessaire pour s’assurer de leur bonne prise en main. N’hésitez pas à demander au manager du service quels sont les outils utilisés au quotidien. 

Faire un onboarding à distance

Si vos nouveaux collaborateurs travaillent en distanciel, le processus d’onboarding est aussi important. Suivez ces 5 conseils pour accueillir un nouveau venu :

  1. Digitalisez le Welcome Pack : inutile d’attendre son arrivée en physique pour lui donner son livret d’accueil. Grâce à certaines applications comme Applipro, vous pouvez digitaliser cette étape afin d’en conserver les bénéfices !

  2. Trouvez le bon équilibre : ne multipliez pas les réunions en visioconférence pour ne pas surcharger vos équipes. Pour autant, restez disponible en cas de questions du nouvel arrivant.

  3. Préparez une formation digitale aux outils de l’entreprise : il vous faudra probablement proposer une version en ligne de formation. Préparez-la en amont ! Vous pouvez réaliser des vidéos ou encore effectuer la formation en écran partagé via un outil de vidéoconférence.

  4. Présentez toute l’équipe : même en distanciel, la nouvelle recrue doit travailler avec une équipe, vous devez donc faire les présentations au plus tôt afin de briser le mur de la distance. Une réunion décontractée durant laquelle chaque membre se présente avec un moment dédié aux questions peut être une bonne idée ! 

  5. Vérifiez en amont le bon accès aux outils digitaux : toutes vos missions d’onboarding se feront à distance, vous devez donc vérifier que vos outils sont fonctionnels. Assurez-vous qu’il en est de même pour votre nouveau collaborateur. En cas de réponse négative, il vous faudra trouver une alternative…

Quelles sont les conséquences d'un onboarding RH raté ?

Onboarding : les conséquences d'un mauvais parcours d'intégration

Une intégration RH ratée ou non réalisée peut avoir diverses conséquences négatives pour une entreprise : 

 

  • Une rupture anticipée de la période d’essai.
  • Une forte démotivation du salarié.
  • Une mauvaise utilisation des outils internes.
  • Une méconnaissance des process de l’entreprise.
  • Des missions mal réalisées.

 

En somme, votre entreprise sera ralentie et moins performante, et vous devrez vous attendre à une baisse de productivité. Par ailleurs, le recrutement ne sera pas compensé et de nouvelles dépenses seront nécessaires, soit pour recruter un nouveau salarié, soit pour former davantage la personne en poste.

Enfin, un nouveau collaborateur mal intégré à son équipe peut vite se sentir exclu, ce qui peut entraîner des conflits. Les conséquences sociales auront des impacts sur votre marque employeur et la perception de votre entreprise en général.

 

Exemple d’un parcours d’intégration

AVANT L’ARRIVÉE :

  1. Préparation d’un welcome pack et d’un livret d’accueil détaillé
  2. Désignation d’un parrain ou d’une marraine

     

À L’ARRIVÉE : (en physique)

 

  1. Accueil + visite des locaux
  2. Présentation de l’entreprise et des différents services par un membre de la direction
  3. Petit-déjeuner de bienvenue
  4. Remise du livret d’accueil détaillé et du welcome pack
  5. Présentation de son parrain/sa marraine
  6. Présentation auprès des collèges et des interlocuteurs réguliers
  7. Déjeuner en équipe
  8. Découverte des outils et/ou formation aux spécialités de l’entreprise
  9. Organisation d’une réunion quelques jours plus tard afin de s’assurer de la bonne arrivée du collaborateur.

     

À L’ARRIVÉE : (à distance)

 

  1. Réunion d’accueil en visioconférence 
  2. Envoie du welcome pack et du livret d’accueil détaillé
  3. Présentation de sa marraine/son parrain
  4. Réunion de présentation de l’équipe
  5. Formation à distance aux outils/spécificités de l’entreprise
  6. Organisation d’événement récurrent entre équipe

     

Et pour aller encore plus loin, vous pouvez instaurer des événements réguliers afin de s’assurer de la continuité de l’intégration de votre collaborateur :

 

  • Organisez des déjeuners fréquents avec l’équipe (tous les vendredis ou une fois par mois, par exemple).

  • Prévoyez, de temps en temps, une activité à l’extérieur sur le temps de travail ou après (tout en vous assurant d’un bon équilibre vie professionnelle et vie personnelle) : demi-journée mise au vert (yoga, atelier de cuisine bio, etc.), jeux de team building (escape games, etc.). 

Les activités peuvent très bien s’adapter en cas d’onboarding à distance. Vous pouvez proposer des séances de sport à distance, des escape games virtuels (Collock).

 

Témoignage :

Lauriane HERZOG

Lauriane HERZOG

Talent Acquisition Manager chez PROMOD.

1.Pourquoi l’onboarding est une étape essentielle chez Promod ?

 

 

Chez Promod, l’onboarding est une étape essentielle. Il est important pour nous que le collaborateur se sente bien et accompagné dès le départ. Et cela commence même avant son arrivée dans l’entreprise. L’onboarding débute à partir du moment où l’on prend contact avec un candidat, un potentiel collaborateur. Il doit se sentir bien immédiatement, avoir envie de rejoindre une entreprise dynamique, innovante, avec plein de ressources. Une fois recruté, un nouveau collaborateur suit un parcours lui permettant de se familiariser avec la culture Promod, de connaître l’entreprise et ses futurs collègues, et d’être « armé » techniquement pour sa prise de fonction.


 

2. Quelles sont vos astuces chez Promod pour réussir l’onboarding de vos nouveaux salariés ?

 

L’intégration est une étape importante pour tous les collaborateurs qui intègrent une société. Celle-ci peut être différente selon les directions et métiers, mais, en général, cela commence par un petit-déjeuner de bienvenue, une présentation des locaux et des différents services. Nous organisons également un « Welcome Day » deux fois par an. Le but ? Partager une journée avec nos nouveaux collaborateurs. Cela inclut, entre autres, des ateliers de réflexion, une intervention de notre président, Julien Pollet, et tout ça dans la joie et la bonne humeur.

 

3. Combien de temps dure votre processus d’onboarding ?

Cela dépend du périmètre. Sur le réseau, il est de trois semaines pour les responsables de magasin et de deux semaines pour les responsables adjoint(e)s. Sur le siège, des rendez-vous sont organisés. Cela varie selon le poste.

 

Vous l’aurez bien compris, l’onboarding est une étape fondamentale pour une entreprise. Non seulement elle vous permet de valoriser votre marque employeur et ainsi de fidéliser vos salariés, mais elle sert aussi à créer une ambiance de travail agréable. Tous ces éléments favorisent la productivité de vos employés, vous en sortirez donc gagnant ! Attention ! L’expérience collaborateur commence par l’onboarding, mais elle ne doit pas s’arrêter là : il est essentiel qu’elle soit pérenne pour assurer un environnement de travail sain, bienveillant et productif. Pour en savoir plus sur l’expérience collaborateur, vous pouvez lire notre article qui lui est consacré juste ici !

PS : pour vous aider, on vous met à disposition une check-list des différentes étapes à réaliser pour une bonne intégration. Vous pouvez retrouver toutes les infos essentielles centralisées sur un document à télécharger et/ou à imprimer !

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