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Le guide pour faciliter l'intégration d'un nouveau talent

Publié le 2 mars 2023
Marine
Marine
Vivier de candidat teamwork

Sommaire

Ce n’est pas seulement un nouveau terme à la mode utilisée par les nouvelles entreprises et les start-up. L’onboarding d’un nouveau collaborateur est l’une des étapes-clés du processus RH de l’entreprise. Préparer l’arrivée de votre nouveau talent est primordiale pour la suite de son parcours professionnel au sein de votre entreprise. Mais il est tout aussi bénéfique pour vous, employeur.

Pourquoi est-il si important ?

Réduire le turn-over 

Un mauvais accueil peut entraîner un turn-over élevé. Parce que le nouveau salarié peut se sentir peu soutenu, déconnecté ou dépassé par son nouveau rôle. Mais si a contrario, il est bien accueilli, votre entreprise peut accroître l’engagement de l’employé et de celui des anciens collaborateurs. 

Le gain de temps et de ressources 

Des programmes d’onboarding efficaces permettent d’économiser du temps et des ressources à long terme en réduisant le soutien supplémentaire. En investissant dans le processus d’intégration, les entreprises peuvent préparer les nouveaux employés à réussir et les aider à devenir plus rapidement productifs.

Améliore la satisfaction et la fidélisation des employés 

Une expérience d’intégration positive améliore la satisfaction des employés et leur taux de pérennité. Lorsque les nouveaux employés se sentent soutenus et valorisés, ils sont plus susceptibles de rester dans l’entreprise et de contribuer à sa réussite. C’est tout le secret d’une bonne expérience candidat.

Booster sa marque employeur 

Il n’y a pas de secret, un candidat/employé heureux booste automatiquement la marque employeur. Aujourd’hui, dans les entreprises, le bien-être au travail est l’un des discours les plus importants. Une entreprise qui rend ses collaborateurs heureux est une entreprise qui fonctionne.

Comment optimiser l'arrivée du collaborateur dans l'entreprise

Créer une expérience de premier jour accueillante

C’est le jour j, le candidat ressent plein de sensations. Un grand bol d’excitation, un soupçon de stress, un peu de joie, un peu de peur… Tous les ingrédients qui font que le nouvel arrivant n’est pas dans sa zone de confort. C’est à vous employeur d’en faire une bonne recette pour en ressortir le meilleur. 

  • Bienvenue à bord : faites-lui faire le tour du bureau et présentez-le à ses collègues.
  • Petit cadeau de bienvenue : il peut s’agir d’une lettre de bienvenue, d’un cadeau d’entreprise, de matériel dont il aura besoin au cours de son expérience professionnelle chez vous. 
  • Le déjeuner d’équipe : pour les plus gourmands, organiser un déjeuner d’équipe ou une pause-café peut mettre à l’aise la nouvelle recrue à faire connaissance avec les membres de son équipe dans un cadre détendu.
  • Aménager son espace de travail : c’est un petit geste anodin, mais qui fait tout aux yeux du nouvel arrivant. Assurez-vous que son espace de travail est propre, organisé et équipé des fournitures et équipements nécessaires.
  • Les accès : assurez-vous que le nouvel employé a accès aux systèmes et à la technologie de l’entreprise, tels que le courrier électronique et les outils logiciels.

Un emploi du temps : veillez à ce que le nouvel employé sache quel sera son programme pour son premier jour et qui il rencontrera.

Communiquer ses attentes

S’il y a bien un jour où vous devez être particulièrement bavard et disponible, c’est celui-là. N’hésitez pas à fournir un programme pour son premier jour pour qu’il sache à quoi s’attendre. Expliquez-lui comment va se dérouler sa période d’intégration dans les jours / semaines à suivre. Faites savoir au nouvel employé que vous êtes disponible pour répondre à toutes ses questions.

Enfin, il est important d’offrir un soutien continu et des opportunités de développement aux nouveaux employés. Il peut s’agir d’entretiens réguliers avec leur responsable, de possibilités de formation et d’opportunités de développement professionnel au sein de l’entreprise. Les nouveaux employés se sentent ainsi valorisés et investis dans la réussite de l’entreprise.

Choisir un parrain ou une marraine

Attribuer un binôme ou un mentor à un nouvel employé peut être un excellent moyen de l’aider à s’intégrer dans l’entreprise et à se sentir soutenu. Le talent aura un aperçu concret de la culture et des normes de l’entreprise. Pour assimiler un nouveau poste et une nouvelle équipe, rien de mieux qu’être accompagné par un mentor. 

Attention, il faut suivre quelques règles pour désigner le bon binôme. 

  • Identifiez le parrain (ou marraine) potentiel : recherchez une personne au sein de l’entreprise qui connaît la culture de l’entreprise et qui peut fournir des conseils et un soutien. Si celui-ci n’a pas forcément de temps à lui accorder ou n’est pas à l’aise avec le fait de guider une nouvelle recrue, c’est inutile. 
  • Présentation du mentor : organisez une réunion entre le nouvel employé et son binôme pour les présenter et discuter de leur rôle.
  • Définissez les attentes : communiquez les attentes, par exemple, la fréquence à laquelle il doit s’entretenir avec le nouvel employé ou ses responsabilités.
  • Assurez le suivi : une petite vérification de temps en temps ne fait pas de mal. Il faut que vous vérifiiez auprès des deux parties que la relation fonctionne correctement au cas où il y ait des préoccupations ou des problèmes. Le but n’est pas d’imposer, mais bien de créer des liens, et ça n’est pas toujours naturel. 

Pas de nouvelles, bonnes nouvelles ?

Alors non, si vous n’avez pas de nouvelles de votre nouveau talent, ce n’est pas bon, il faut communiquer avec lui. Il est essentiel de prendre régulièrement des nouvelles des nouveaux employés pour assurer leur réussite et les aider à s’intégrer dans la culture de l’entreprise. 

  • Planifiez des points réguliers : vous pouvez le faire toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois, selon les besoins du nouvel employé et de l’entreprise.
  • Encouragez la communication ouverte : cela peut contribuer à établir une relation de confiance entre vous et le nouvel employé.
  • Donnez du feedback et de la reconnaissance : faites-leur savoir ce qu’ils font de bien et offrez-leur des commentaires constructifs sur les domaines qu’ils peuvent améliorer. Cela peut les aider à rester sur la bonne voie et à avoir confiance en leurs capacités.

Votre checklist pour réaliser vos onboarding en distanciel ou présentiel​

Favorisez l'intégration de vos nouveaux collaborateurs avec une checklist simple et facile à appliquer.​

Du présentiel au distanciel

Dans certains cas, l’entreprise doit préparer l’arrivée en distanciel. Pour un onboarding réussit, cela ne doit rien changer à la qualité de son arrivée. En somme, les conseils ci-dessus restent presque les mêmes, mais en virtuel. 

Vous pouvez : 

  • Organiser une réunion virtuelle avec le nouvel employé pour lui présenter l’équipe et lui expliquer la culture et les valeurs de l’entreprise.
  • Organiser une vidéoconférence pour lui faire faire une visite virtuelle des bureaux et le présenter à ses collègues.
  • Attribuer un parrain ou une marraine qui pourra l’accompagner à distance. 
  • Donner au nouvel employé l’accès à des ressources en ligne et à du matériel de formation pour l’aider à se mettre à niveau.

Dans les deux scénarios, il est important de s’assurer que les nouveaux employés ont accès aux ressources, au soutien et aux conseils dont ils ont besoin pour se sentir confiants et engagés dans leur nouveau rôle. En outre, des contrôles réguliers et une communication ouverte peuvent aider à répondre aux préoccupations, ou aux questions qui surgissent au cours du processus de recrutement.

Les outils pour faciliter l'onboarding

Pour vous aider dans la démarche, accompagnez-vous de différents outils. 

Vidéoconférence 

Pour l’intégration à distance, des outils de vidéoconférence comme Zoom ou Microsoft Teams pour organiser des réunions et des formations virtuelles.

Des messageries 

Des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams sont appropriés pour faciliter la communication et la collaboration entre les nouvelles recrues et leurs équipes, leur permettant de poser des questions et de recevoir des commentaires en temps réel.

Systèmes de gestion de l’apprentissage 

Les systèmes de gestion de l’apprentissage tels que Heyteam et WELCOMEiN peuvent être utiles pour fournir aux nouvelles recrues un accès aux supports de formation et aux cours en ligne pour les aider à se mettre à niveau dans leur nouveau rôle.

Quelles sont les conséquences d'un onboarding RH raté ?

Onboarding : les conséquences d'un mauvais parcours d'intégration

En conclusion

En investissant du temps et des ressources dans le processus d’intégration, les entreprises peuvent créer une expérience positive pour les candidats potentiels. Accroître l’engagement et la fidélisation des employés et, au final, obtenir de meilleurs résultats commerciaux. Que l’intégration se réalise en face à face ou à distance, il existe une variété de stratégies et d’outils pour vous aider à rationaliser le processus. Et à vous assurer que les nouveaux employés ont tout ce dont ils ont besoin pour être opérationnels. 

  • En vous concentrant sur la création d’une expérience accueillante le premier jour.
  • En fournissant des attentes et des ressources claires.
  • En désignant un compagnon ou un mentor et en vérifiant régulièrement, vous pouvez aider les nouveaux employés à se sentir soutenus, engagés et habilités à faire leur meilleur travail. 
  • En utilisant les bons outils.

Donc, si vous voulez construire une équipe forte et prospère, ne négligez pas le pouvoir d’un programme d’intégration bien exécuté.

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