Comment bien choisir votre ATS ?

Quels critères prendre en compte pour bien choisir son logiciel ATS ?

 

Mettre en place un logiciel ATS est un changement important dans une entreprise, il est primordial de prendre en compte certains critères essentiels pour faire le choix le plus adapté à votre structure.

Entre vos problématiques de recrutement, votre volume de candidatures, l'intégration de vos managers dans votre process de recrutement ainsi que votre environnement technique, il n'est pas toujours simple de faire le point sur la situation pour prendre ainsi la meilleure décision.

Pour vous aider, nous avons décidé de lister et détailler les questions à vous poser pour faire le bon choix :

 

Quelles sont mes problématiques de recrutement ?

 

Il est primordial d'identifier clairement vos besoins immédiats en termes de recrutement : est-ce que vous avez besoin de recruter plus rapidement ? D’être plus attractif auprès des candidats ? De gagner du temps dans la préqualification et la gestion de vos candidatures ? ?

La hiérarchisation de vos problématiques vous permettra de choisir l'outil le plus adapté à vos besoins tout en ayant la capacité d’évoluer avec vous (et vos équipes). 

Quelques exemples de points sur lesquels vous pourriez vouloir progresser une fois vos problématiques identifiées :

  • Réduire la durée de mon process de recrutement
  • Améliorer mon sourcing
  • Diffuser plus rapidement mes offres sur plus de jobboards
  • Travailler ma marque employeur pour être plus attractif (site carrière, etc.)
  • Centraliser et gérer toutes les candidatures au même endroit
  • Structurer et piloter chaque étape de mon process de candidature
  • Détecter les softs skills de mes candidats plus facilement
  • Piloter ma stratégie de recrutement grâce aux statistiques
  • Embarquer les équipes opérationnelles et/ou de direction dans le process de recrutement


Retrouvez le témoignage de Tape à L'œil qui a fait passer son délai de recrutement de 12 à 8 semaines avec TalentView

 

 

À partir de quel volume de recrutements m'équiper d'un ATS ?

 

 

Le nombre de recrutements annuel est un critère primordial à prendre en compte dans votre choix. Nous avons identifié que dès 30 recrutements par an un logiciel ATS devient indispensable.

En effet, Google Sheet ou Excel offrent de nombreuses possibilités de tris, croisement d’informations mais ces outils atteignent vite leurs limites lorsqu'il s'agit de classer, trier, commenter à grande échelle. Tout comme votre boîte mail qui ne vous permettra pas de rester organisé et structuré avec plusieurs annonces en ligne.

Cela est encore plus vrai en cas de campagnes avec de gros volumes de candidatures en peu de temps, lors de recrutements de saisonniers, de stagiaires et d'alternants ou lors d’une ouverture de magasin par exemple.

 

Qui seront les utilisateurs de l'ATS ?

 

 

Les fonctionnalités attendues ne seront pas les mêmes en fonction des forces en présence dans votre entreprise. RH, direction et managers : les besoins seront différents et il sera essentiel que votre outil soit ergonomique et simple d'utilisation afin de donner envie à vos Managers qui ne sont pas recruteurs d'utiliser la plateforme pour faciliter vos recrutements.

Par exemple un chargé de recrutement sera naturellement plus axé sur la gestion des profils et la qualité du tunnel de candidature quand un RRH ou DRH portera une attention plus poussée aux KPI globaux de la plateforme et sur les délais moyens de recrutement.

Si vous avez des profils variés qui utilisent la plateforme, il vous sera nécessaire de trouver l’ATS qui pourra personnaliser les fonctionnalités accessibles à chaque profil.

 

 

 

 

Quelles sont les fonctionnalités clés que j’attends d’un ATS ?

 

 

En miroir de vos problématiques de recrutement vous retrouverez des fonctionnalités clés que votre ATS devra impérativement posséder. On vous aide à y voir plus clair avec quelques exemples.

Peu de candidats postulent à vos offres et vous cherchez à augmenter le volume de candidats : la multidiffusion instantanée sur plusieurs jobboards sera une fonctionnalité clé.

Vous avez au contraire un volume très important de candidats mais un pourcentage faible de profils convaincants : la mise en place d’un site carrière vous permettra de travailler votre marque employeur et de mettre en avant les valeurs de votre marque. Les candidats pourront ainsi mieux comprendre ce que vous recherchez et savoir si leur profil correspond ou non. Côté tableaux de bord, les statistiques vous permettront de savoir de quels jobboards proviennent vos candidats et la qualité des candidatures, grâce à cela, vous pourrez monitorer votre budget sur ces jobboards.

Dernier exemple, vos équipes opérationnelles et/ou de direction ne sont pas incluses dans votre process de recrutement : la mise en place d’une vidéo de présentation de l’offre par les opérationnels, le choix des critères de préqualification avec eux et la possibilité de leur attribuer les profils les plus intéressants vous permettra de plus facilement les impliquer dans les process de recrutement. Et bonifiera mécaniquement la qualité de vos embauches.

Pour vous permettre de donner de la visibilité à vos équipes de direction (et piloter vos campagnes au quotidien) des tableaux de bord sur-mesure sont disponibles et exportables : délai moyen de recrutement, source des candidatures ou encore satisfaction des candidats sont des exemples de KPI disponibles. C’est le moyen parfait de prendre des décisions fiables. Et de créer vos reportings personnalisés sans passer des heures sur Excel pour préparer votre réunion mensuelle.

Le retour de l'entreprise Vinci Energies qui a choisi TalentView pour son opération de recrutement de stagiaires sur un temps très court illustre bien cette démarche et la réflexion en conséquence.

 

 

La mise en place de l'outil est-elle complexe ?

 

 

Mettre en place un ATS est un vrai changement dans les process et les habitudes de l’entreprise. Sa mise en place doit être anticipée et accompagnée tout au long du déploiement comme l’est une transformation de l'entreprise.

Chez TalentView, nous vous simplifions la tâche : notre solution peut être déployée très simplement, toute la partie technique étant gérée par nos équipes. Vous n’avez donc pas à vous préoccuper de l’informatique, et vous pouvez ainsi vous concentrer sur la prise en main de l’outil et le lancement de vos premières campagnes !  Le délai moyen de mise en place chez TalentView est entre 3 et 5 semaines.

 

 

Comment suis-je accompagné dans l’utilisation de mon ATS ?

 

 

L'accompagnement client  est un critère important dans votre choix d'ATS. 

En effet, avec un bon accompagnement, vous aurez une prise en main simple et rapide de votre ATS et vos managers/opérationnels se sentiront écouté et aidé lorsqu'ils seront sur cet outil. 

Chez TalentView, nous savons que l'accompagnement est essentiel pour une bonne utilisation et pour l'adhésion de tous les utilisateurs. C'est pourquoi un tchat, avec de vraies personnes et non un système de ticketing est à disposition de tous les utilisateurs de la plateforme. Et aussi un chef de projet dédié à votre entreprise vous accompagne dans la réussite des objectifs que vous vous êtes fixés.

 

 

Combien coûte un ATS ? 

 

 

La question du budget est bien entendu un critère de choix. Il existe des logiciels en “dur” pour lesquels vous payez l’accès pour une durée définie, quel que soit votre volume de recrutement. Il existe aussi des formules “freemium” pour lesquelles vous payez un supplément au-dessus d’un certain volume de recrutements.

Enfin, il existe le “mode SAAS”, de plus en plus répandu avec lequel vous payez selon votre volume de recrutement, de candidatures reçues ou alors selon le nombre d'utilisateurs. Chez TalentView, nous avons décidé de nous basé sur le nombre d'utilisateur de la plateforme, vous permettant de recruter de façon illimitée. 

Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons créé un simulateur de ROI pour estimer le temps que vous gagnerez en passant par un logiciel ATS.

 


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