Logiciel ATS : comment le choisir ?

photostock talentview

Sommaire

Quels critères prendre en compte pour bien choisir son logiciel ATS ?

Mettre en place un logiciel ATS ou un « applicant tracking system » est un changement important dans une entreprise, il est donc primordial de prendre en compte certains critères essentiels pour faire le choix le plus adapté à votre structure et vos processus RH. Il n’est pas toujours simple de faire le point sur la situation pour prendre ainsi la meilleure décision. Pour vous aider, nous avons décidé de lister et de détailler les questions à vous poser pour faire le bon choix !

Quelles sont mes problématiques de recrutement ?

Il est primordial d’identifier clairement vos besoins immédiats en termes de recrutement. Est-ce que vous avez besoin de recruter plus rapidement ? D’être plus attractif auprès des candidats ? De gagner du temps dans la préqualification et la gestion de vos candidatures ? La hiérarchisation de vos problématiques vous permettra de choisir l’outil de recrutement le plus adapté à vos besoins. Quelques exemples d’axes d’amélioration en fonction de vos problématiques :

✅ Réduire la durée de mon processus de recrutement

 Améliorer mon sourcing et ajouter simplement des candidatures sur les viviers de candidats

 Diffuser plus rapidement mes offres d’emploi sur un maximum de jobboards pour un gain de temps précieux

✅ Travailler ma marque employeur pour être plus attractif (site carrière, etc.) et améliorer l’expérience candidat

 Centraliser et gérer toutes les candidatures au même endroit

 Structurer et piloter chaque étape de mon processus de candidature

 Détecter les softs skills de mes candidats plus facilement

 Piloter ma stratégie de recrutement grâce aux statistiques

 Embarquer les équipes opérationnelles ou bien de direction dans le processus de recrutement

À partir de quel volume de recrutements m'équiper d'un ATS ? 📊

Le nombre de recrutements annuel est un critère primordial à prendre en compte dans votre choix. Nous avons identifié que dès 20 recrutements par an, un logiciel de recrutement devient indispensable. En effet, Google Sheet ou Excel offrent de nombreuses possibilités, mais ces outils atteignent vite leurs limites lorsqu’il s’agit de classer, trier, commenter à grande échelle. Tout comme votre boîte mail qui ne vous permettra pas de rester organisé et structuré avec plusieurs annonces en ligne. Cela est encore plus vrai si vous avez des campagnes avec de gros volumes de candidatures. Comme lors de recrutements de saisonniers, de stagiaires et d’alternants ou lors d’une ouverture de magasin par exemple.

Attention, vous récoltez quotidiennement des données à caractère personnel dont la gestion est contrainte par le RGPD (Règlement Européen de la Protection des Données). Votre ATS s’occupe de tout cela pour vous !

Qui seront les utilisateurs de l'ATS ? 👤

Les fonctionnalités attendues ne seront pas les mêmes en fonction des forces en présence dans votre entreprise. RH, direction, managers ou cabinet de recrutement : les besoins seront différents. Il sera essentiel que votre outil soit ergonomique et simple afin de donner envie à vos managers d’utiliser la plateforme pour faciliter vos recrutements. Par exemple, un chargé de recrutement sera naturellement plus axé sur la gestion des profils et la qualité du tunnel de candidature. Alors qu’un Responsable Ressources Humaines ou DRH portera une attention plus poussée aux KPI globaux de la plateforme et sur les délais moyens de recrutement. Si vous avez des profils variés qui utilisent la plateforme, il vous sera nécessaire de trouver l’ATS qui pourra personnaliser les fonctionnalités accessibles à chaque profil. Selon le profil de l’utilisateur, vous aurez des accès spécifiques à chaque profil pour vous permettre à chacun d’utiliser l’outil selon un périmètre bien défini et ainsi cadrer le recrutement en équipe.

Outil de recrutement TalentView

Quelles sont les fonctionnalités clés que j’attends d’un ATS ?

À l’image de vos problématiques de recrutement, vous retrouverez des fonctionnalités clés que votre ATS devra impérativement posséder. On vous aide à y voir plus clair avec quelques exemples : 

– Peu de candidats postulent pour vos offres et vous cherchez à augmenter le volume de candidats : la multidiffusion instantanée sur plusieurs jobboards sera une fonctionnalité clé. 

– Peut-être avez-vous au contraire un volume très important de candidats, mais un pourcentage faible de profils convaincants ? La mise en place d’un site carrière vous permettra alors de travailler votre marque employeur ainsi que de mettre en avant les valeurs de votre marque. Les candidats pourront donc mieux comprendre ce que vous recherchez et savoir si leur profil correspond ou non. 

– Si votre enjeu RH est de gagner du temps, vous allez vouloir des fonctionnalités qui vont vous faciliter la vie au quotidien : multidiffusion, tri simplifié des candidatures, gestion collaborative des candidatures etc…

– Côté tableaux de bord, les statistiques vous permettront de savoir de quels jobboards proviennent vos candidats et la qualité des candidatures. Vous pourrez ainsi monitorer votre budget sur ces jobboards.

La vidéo de présentation candidat : un excellent moyen de cerner les soft-skills

Dernier exemple, vos équipes opérationnelles et/ou de direction ne sont pas incluses dans votre process de recrutement ? La mise en place d’une vidéo de présentation de l’offre par les opérationnels vous permettra de les impliquer dans les process de recrutement. Pour vous permettre de donner de la visibilité à vos équipes de direction (et piloter vos campagnes au quotidien) des tableaux de bord sur-mesure sont disponibles et exportables. Délai moyen de recrutement, source des candidatures ou encore satisfaction des candidats sont des exemples de KPI disponibles

C’est le moyen parfait de prendre des décisions fiables, et de créer vos reportings personnalisés sans passer des heures sur Excel pour préparer votre réunion mensuelle. Retrouvez le retour de l’entreprise Vinci Energies qui a choisi TalentView pour son opération de recrutement de stagiaires sur un temps très court. 👇

La mise en place de l'outil est-elle complexe ?

Instaurer un ATS est un vrai changement dans les process et les habitudes de l’entreprise. Ainsi, sa mise en place doit être anticipée et accompagnée tout au long du déploiement comme l’est une transformation de l’entreprise. Avec TalentView, l’outil peut être déployé très simplement, car toute la partie technique est gérée par nos équipes. Vous n’avez donc pas à vous préoccuper de l’informatique. De cette façon, vous pouvez ainsi vous concentrer sur la prise en main de l’outil et le lancement de vos premières campagnes !  Le délai moyen de mise en place chez TalentView est entre 3 et 5 semaines.

Comment suis-je accompagné dans l’utilisation de mon ATS ?

L’accompagnement client est un critère important dans votre choix d’ATS recrutement. En effet, avec un bon accompagnement, vous aurez une mise en place rapide, une prise en main simple de votre ATS et vos managers/opérationnels se sentiront écoutés et aidés lorsqu’ils seront sur cet outil. Par ailleurs, nous savons que l’accompagnement est essentiel pour une bonne utilisation et pour l’adhésion de tous les utilisateurs. C’est pourquoi un tchat est à disposition de tous les utilisateurs de la plateforme. Et aussi, un chef de projet dédié à votre entreprise vous accompagne dans la réussite des objectifs que vous vous êtes fixés.

Suivi ATS TalentView

Combien coûte un ATS ?

Évidemment, la question du budget est bien entendu un critère de choix. Il existe des logiciels en “dur” pour lesquels vous payez l’accès pour une durée définie, quel que soit votre volume de recrutement. Il existe aussi des formules “freemium” pour lesquelles vous payez un supplément au-dessus d’un certain volume de recrutements. Enfin, il existe le “mode SaaS” (ou Software As a Service), avec lequel vous payez selon votre volume de recrutement, de candidatures reçues ou bien selon le nombre d’utilisateurs. Chez TalentView, le tarif dépend du nombre d’utilisateurs de la plateforme, vous permettant de recruter de façon illimitée. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons créé un simulateur de ROI pour estimer le temps que vous gagnerez en passant par un ATS.

En conclusion

Un logiciel de recrutement est un outil qui peut vous aider dans le processus de recrutement. Lorsqu’il s’agit de recruter, il y a beaucoup de choses différentes à prendre en compte, telles que :

– Trouver des candidats. Comment diffuser vos annonces ? À combien de personnes devez-vous vous adresser ? Quels sont les meilleurs canaux pour les atteindre ?

– La sélection des candidats. Comment sélectionner les candidats ? Quelles questions devez-vous poser ? Comment évaluez-vous leurs réponses ? Quelles données peuvent vous aider à prendre des décisions ?

– Planification des entretiens et des réunions. Comment trouver les meilleurs moments pour toutes les personnes impliquées dans le processus d’entretien, y compris vous-même et vos candidats ? 

– Gérer le suivi des entretiens. Une fois qu’un candidat a rencontré un employeur, comment obtient-il un retour sur sa performance afin de savoir où il en est dans le processus d’embauche et ce qu’il peut améliorer la prochaine fois ? Comment répondre aux candidats refusés ?

Besoin d'aide pour choisir votre ATS ?

Inscrivez-vous à notre TalentNews

Recevez 1 fois par mois par mail des actualités et des conseils RH pour ne rien manquer !

Ces articles pourraient vous intéresser :

Parlons-en !

Nous sommes là pour répondre à vos questions