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Le 27/10/2022
Avoir un bon vivier de candidats, dans lequel il est possible de puiser lorsque vous avez besoin d’embaucher quelqu’un, est essentiel dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Il est donc important de mettre à profit le temps que vous passez à trier les CV reçus pour enrichir et nourrir votre vivier de candidats. Dans cet article, découvrez comment constituer un vivier de talents pertinent et comment l’animer !
La définition d’un vivier de candidats est très simple : c’est une base de données regroupant toutes les candidatures et les CV pertinents reçus en candidature spontanée ou au cours de vos précédents recrutements. C’est un outil indispensable pour gagner du temps et anticiper ses futurs besoins en recrutement.
Ce vivier de candidatures peut être utilisé lors de chaque nouveau processus de recrutement. Bien géré et régulièrement mis à jour, il constitue une base de travail efficace et très utile pour les métiers du recrutement. Un vivier de candidats en anglais est appelé « sourcing » ou encore « talent pool ».
Recruter efficacement, plus rapidement, en ne ciblant que des profils qualifiés et pertinents… Les avantages d’un vivier de compétences (synonyme de « vivier de candidats ») sont nombreux. Cette base de données de talents vous permet d’avoir une liste de candidats potentiels toujours à portée de main, ce qui est particulièrement utile lors des recrutements en urgence.
Vous hésitez encore ? Voici quelques bonnes raisons de constituer votre vivier de candidats au plus vite :
Dans un vivier de candidats, vous ne disposez que de candidatures qui ont déjà été traitées et examinées avec soin. Ce sont donc normalement les profils les plus qualifiés, que vous avez souhaité conserver et que vous verriez bien intégrer votre équipe.
Le rôle d’un vivier de candidats est de recruter des nouveaux talents ou des talents déjà identifiés tout en vous faisant gagner beaucoup de temps. Le tri ayant déjà en partie été fait, vous disposez de candidatures qualifiées en quelques clics. Ce temps gagné peut vous faire réduire considérablement la durée de vos campagnes de recrutement.
En maintenant un vivier de talents actif, en le faisant vivre et en gardant contact avec vos candidats, vous améliorez l’expérience candidat et l’image de marque de votre entreprise.
Collecter, trier et examiner les CV, puis animer et mettre à jour la base de données. Voici les grandes étapes de la création d’un vivier de candidats. Cela peut sembler chronophage, mais le tout est d’avoir la bonne méthode, les bons outils et, surtout, d’intégrer sa gestion dans vos tâches quotidiennes.
La création d’un vivier de candidats n’est pas une tâche facile, et elle peut prendre beaucoup de temps. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux outils qui rendent la gestion de vos candidatures plus simple et plus efficace :
c’est un outil qui permet de stocker l’intégralité des candidatures reçues sur une plateforme tout en suivant leur progression à chaque étape du processus de recrutement. Avec un ATS, vous pouvez vous constituer un vivier accessible directement depuis une plateforme et l’enrichir avec de nouveaux candidats, des candidatures spontanées, ou supprimer des profils, etc.
Il est possible de se passer d’un logiciel ATS pour constituer son vivier de talents maison. Pour cela, il vous faut un outil simple d’utilisation, collaboratif et capable de stocker un certain volume de données. Certains jobboards proposent notamment un outil de gestion des candidatures intégré. Sinon, des outils comme les tableaux de suivi de candidature Excel ou Notion peuvent être employés. Assurez-vous toutefois de bien garder toutes les informations utiles : identité du candidat, parcours et sourcing du profil (candidature spontanée, cooptation, etc.).
💡 Dans un vivier de candidats, vous stockez des données à caractère personnel. Dans ce cadre, assurez-vous d’être conforme au RGPD et de protéger les données de vos postulants. Toutefois, en utilisant l’ATS de TalentView, pas besoin de vous en préoccuper, on le fait pour vous
Dans un vivier de candidats, vous stockez des données à caractère personnel. Dans ce cadre, assurez-vous d’être conforme au RGPD et de protéger les données de vos postulants. Toutefois, en utilisant l’ATS de TalentView, pas besoin de vous en préoccuper, on le fait pour vous !
Pour recruter des talents, le sourcing de vos candidatures, c’est-à-dire leur provenance, doit être varié. Voici les différentes sources auxquelles vous pouvez faire appel pour enrichir votre base de données de candidats :
En outre, n’oubliez pas de faire une réponse vivier après l’étude des CV. Pour les candidats dont le profil ne vous intéresse pas du tout, vous pouvez leur faire un retour négatif et définitif. En revanche, pour les postulants que vous souhaitez conserver dans votre base de données, il peut être utile de leur faire une réponse vivier pour les informer de votre intérêt pour leur profil, même s’il ne correspond encore à aucun poste à pourvoir. Ainsi alertés, ils seront plus enclins à revenir vers vous et à suivre l’actualité de votre entreprise.
Vos candidats peuvent refuser d’être ajoutés dans votre vivier de candidats. Pour rester conforme au RGPD, vous devez donc les informer que, sans contestation de leur part, vous vous réservez le droit de conserver leur candidature sur une durée de 2 ans à compter de la réception. En cas de refus formel, vous avez l’obligation de supprimer la candidature de votre base de données.
Un vivier de compétences doit servir votre sourcing candidats et donc être construit selon vos besoins. Pour cela, votre base de données doit être structurée de manière à gagner du temps et à optimiser l’usage collaboratif. Plusieurs options s’offrent à vous :
Pour les grands volumes de CV, vous pouvez vous aider du parsing : cela consiste à analyser automatiquement le contenu d’un fichier et à en extraire des données. Vous pouvez ainsi identifier des mots-clés précis dans les CV et les trier plus efficacement.
Maintenant que vous avez construit votre vivier, il vous revient de l’animer et de le garder à jour pour pouvoir l’exploiter au maximum. On vous dit comment faire !
Un vivier de candidats n’est pas destiné à être délaissé. Vous devez absolument réserver du temps pour l’animer régulièrement. L’objectif est de garder le lien avec les candidats, et ce, de plusieurs manières :
Les moyens de rester en contact avec votre vivier sont nombreux : email, téléphone, SMS personnalisés, etc. Le tout est de rester pertinent quant au choix du moyen de communication sans être invasif.
Vos candidats ont le droit de renoncer à vos prises de contact et doivent pouvoir se désinscrire à tout moment.
Afin d’avoir une liste toujours fiable et de gagner du temps le jour où vous en aurez besoin, il est important de maintenir votre vivier de candidats à jour. C’est en réalité la clé du succès de cet outil de sourcing. Comment faire ?
Actualisez les fiches de vos candidats (adresse, situation, évolution professionnelle, nouvelles compétences, etc.) pour mieux les trier le moment venu.
Un vivier de candidats est un excellent moyen de constituer une réserve d’employés qualifiés pour les postes à pourvoir dans votre organisation. Pour avoir un vivier fiable et efficace, voici quelques clés :
Dans le cadre de la gestion d’un vivier de talents, vous serez amené à obtenir des données à caractère personnel. Soyez attentif au RGPD et au respect de la vie privée de vos candidats.
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