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Viviers de candidats : enjeux et bonnes pratiques

Comment avoir un vivier de candidats efficace ?

Temps de lecture : 8 min
Le 27/10/2022

Avoir un bon vivier de candidats, dans lequel il est possible de puiser lorsque vous avez besoin d’embaucher quelqu’un, est essentiel dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Il est donc important de mettre à profit le temps que vous passez à trier les CV reçus pour enrichir et nourrir votre vivier de candidats. Dans cet article, découvrez comment constituer un vivier de talents pertinent et comment l’animer !

Qu’est-ce qu’un vivier de candidats ?

La définition d’un vivier de candidats est très simple : c’est une base de données regroupant toutes les candidatures et les CV pertinents reçus en candidature spontanée ou au cours de vos précédents recrutements. C’est un outil indispensable pour gagner du temps et anticiper ses futurs besoins en recrutement.

Ce vivier de candidatures peut être utilisé lors de chaque nouveau processus de recrutement. Bien géré et régulièrement mis à jour, il constitue une base de travail efficace et très utile pour les métiers du recrutement. Un vivier de candidats en anglais est appelé « sourcing » ou encore « talent pool ».

Pourquoi est-il important d’avoir un bon vivier de candidats ?

Recruter efficacement, plus rapidement, en ne ciblant que des profils qualifiés et pertinents… Les avantages d’un vivier de compétences (synonyme de « vivier de candidats ») sont nombreux. Cette base de données de talents vous permet d’avoir une liste de candidats potentiels toujours à portée de main, ce qui est particulièrement utile lors des recrutements en urgence.

Vous hésitez encore ? Voici quelques bonnes raisons de constituer votre vivier de candidats au plus vite :

Obtenir des profils qualifiés

Dans un vivier de candidats, vous ne disposez que de candidatures qui ont déjà été traitées et examinées avec soin. Ce sont donc normalement les profils les plus qualifiés, que vous avez souhaité conserver et que vous verriez bien intégrer votre équipe.

Avoir des talents accessibles rapidement

Le rôle d’un vivier de candidats est de recruter des nouveaux talents ou des talents déjà identifiés tout en vous faisant gagner beaucoup de temps. Le tri ayant déjà en partie été fait, vous disposez de candidatures qualifiées en quelques clics. Ce temps gagné peut vous faire réduire considérablement la durée de vos campagnes de recrutement.

Améliorer sa marque employeur

En maintenant un vivier de talents actif, en le faisant vivre et en gardant contact avec vos candidats, vous améliorez l’expérience candidat et l’image de marque de votre entreprise.

Comment créer un vivier de candidats ?

Collecter, trier et examiner les CV, puis animer et mettre à jour la base de données. Voici les grandes étapes de la création d’un vivier de candidats. Cela peut sembler chronophage, mais le tout est d’avoir la bonne méthode, les bons outils et, surtout, d’intégrer sa gestion dans vos tâches quotidiennes.

1. Choisir son outil de création d’un vivier de talents

La création d’un vivier de candidats n’est pas une tâche facile, et elle peut prendre beaucoup de temps. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux outils qui rendent la gestion de vos candidatures plus simple et plus efficace :

Le logiciel ATS (Applicant Tracking System)

c’est un outil qui permet de stocker l’intégralité des candidatures reçues sur une plateforme tout en suivant leur progression à chaque étape du processus de recrutement. Avec un ATS, vous pouvez vous constituer un vivier accessible directement depuis une plateforme et l’enrichir avec de nouveaux candidats, des candidatures spontanées, ou supprimer des profils, etc.

Les autres outils de gestion de candidatures

Il est possible de se passer d’un logiciel ATS pour constituer son vivier de talents maison. Pour cela, il vous faut un outil simple d’utilisation, collaboratif et capable de stocker un certain volume de données. Certains jobboards proposent notamment un outil de gestion des candidatures intégré. Sinon, des outils comme les tableaux de suivi de candidature Excel ou Notion peuvent être employés. Assurez-vous toutefois de bien garder toutes les informations utiles : identité du candidat, parcours et sourcing du profil (candidature spontanée, cooptation, etc.).

💡 Dans un vivier de candidats, vous stockez des données à caractère personnel. Dans ce cadre, assurez-vous d’être conforme au RGPD et de protéger les données de vos postulants. Toutefois, en utilisant l’ATS de TalentView, pas besoin de vous en préoccuper, on le fait pour vous

Note importante pour le lecteur

Dans un vivier de candidats, vous stockez des données à caractère personnel. Dans ce cadre, assurez-vous d’être conforme au RGPD et de protéger les données de vos postulants. Toutefois, en utilisant l’ATS de TalentView, pas besoin de vous en préoccuper, on le fait pour vous !

2. Collecter toutes les candidatures

Pour recruter des talents, le sourcing de vos candidatures, c’est-à-dire leur provenance, doit être varié. Voici les différentes sources auxquelles vous pouvez faire appel pour enrichir votre base de données de candidats :

- Votre ATS : vos candidatures refusées ne méritent pas toutes d’être mises à la poubelle en fin de processus de recrutement. Conservez celles qui pourraient vous intéresser à l’avenir. Avec un traitement de masse, vous pouvez basculer toutes les candidatures refusées d’une campagne pour les mettre dans votre vivier de talents. N’oubliez pas non plus vos anciens collaborateurs (alternants, stagiaires et CDD). Ils sont familiers avec votre culture d’entreprise, vos façons de travailler et représentent un réel atout pour votre vivier de candidats.
- Les candidats cooptés et recommandés : c’est aussi une mine d’or pour vos futurs recrutements. Même si les CV n’arrivent pas au bon moment, ajoutez-les à votre base de données.
- Vos candidatures spontanées : surtout si vous disposez d’un site carrière, les talents peuvent venir à vous. Malheureusement, le timing n’est pas toujours bon malgré des profils intéressants. Pensez à les ajouter régulièrement à votre vivier de candidatures. D’ailleurs, avec TalentView, vous pouvez créer une annonce nommée « Candidatures spontanées » et les conserver dans votre vivier !

En outre, n’oubliez pas de faire une réponse vivier après l’étude des CV. Pour les candidats dont le profil ne vous intéresse pas du tout, vous pouvez leur faire un retour négatif et définitif. En revanche, pour les postulants que vous souhaitez conserver dans votre base de données, il peut être utile de leur faire une réponse vivier pour les informer de votre intérêt pour leur profil, même s’il ne correspond encore à aucun poste à pourvoir. Ainsi alertés, ils seront plus enclins à revenir vers vous et à suivre l’actualité de votre entreprise.

Alerte RGPD !

Vos candidats peuvent refuser d’être ajoutés dans votre vivier de candidats. Pour rester conforme au RGPD, vous devez donc les informer que, sans contestation de leur part, vous vous réservez le droit de conserver leur candidature sur une durée de 2 ans à compter de la réception. En cas de refus formel, vous avez l’obligation de supprimer la candidature de votre base de données.

3. Trier les candidatures

Un vivier de compétences doit servir votre sourcing candidats et donc être construit selon vos besoins. Pour cela, votre base de données doit être structurée de manière à gagner du temps et à optimiser l’usage collaboratif. Plusieurs options s’offrent à vous :

Vous pouvez trier vos candidatures selon des critères précis : secteur d’activité, métier, situation géographique, compétences, etc.
Avec un ATS, vous pouvez utiliser des tags pour trier vos candidats : ils se révèlent utiles pour filtrer encore plus finement vos candidatures.

Pour les grands volumes de CV, vous pouvez vous aider du parsing : cela consiste à analyser automatiquement le contenu d’un fichier et à en extraire des données. Vous pouvez ainsi identifier des mots-clés précis dans les CV et les trier plus efficacement.

Comment gérer un vivier de candidatures ?

Maintenant que vous avez construit votre vivier, il vous revient de l’animer et de le garder à jour pour pouvoir l’exploiter au maximum. On vous dit comment faire !

Animer le vivier de candidats

Un vivier de candidats n’est pas destiné à être délaissé. Vous devez absolument réserver du temps pour l’animer régulièrement. L’objectif est de garder le lien avec les candidats, et ce, de plusieurs manières :

En les informant des offres d’emploi ouvertes et correspondant à leur profil.
En les tenant au courant de l’actualité de l’entreprise : salon de l’emploi, campagnes de recrutement, etc.
En prenant des nouvelles régulièrement pour savoir où ils en sont dans leur recherche d’emploi. Sont-ils toujours actifs ? Leurs informations personnelles ont-elles changé ? Etc.

Les moyens de rester en contact avec votre vivier sont nombreux : email, téléphone, SMS personnalisés, etc. Le tout est de rester pertinent quant au choix du moyen de communication sans être invasif.

Alerte RGPD !

Vos candidats ont le droit de renoncer à vos prises de contact et doivent pouvoir se désinscrire à tout moment.

Mettre régulièrement à jour le vivier de candidats

Afin d’avoir une liste toujours fiable et de gagner du temps le jour où vous en aurez besoin, il est important de maintenir votre vivier de candidats à jour. C’est en réalité la clé du succès de cet outil de sourcing. Comment faire ?

Ajoutez régulièrement, et au fur et à mesure, de nouveaux candidats.
Retirez les candidats en poste afin de ne pas les contacter inutilement.

Actualisez les fiches de vos candidats (adresse, situation, évolution professionnelle, nouvelles compétences, etc.) pour mieux les trier le moment venu.

En résumé

Un vivier de candidats est un excellent moyen de constituer une réserve d’employés qualifiés pour les postes à pourvoir dans votre organisation. Pour avoir un vivier fiable et efficace, voici quelques clés :

Un vivier de candidats permet de gagner un temps précieux et de viser rapidement des profils qualifiés. Assurez-vous toutefois de trier correctement vos candidatures en amont et de les mettre à jour.
Pensez à varier au maximum le sourcing de vos profils pour des candidatures plus riches et plus diversifiées.
Dotez-vous d’un outil de gestion des candidatures simple d’utilisation, fiable et collaboratif, qui s’intégrera facilement à votre routine de travail.

Dans le cadre de la gestion d’un vivier de talents, vous serez amené à obtenir des données à caractère personnel. Soyez attentif au RGPD et au respect de la vie privée de vos candidats.